Ang isang pangkalahatang ledger ay kumikilos bilang isang talaan ng lahat ng mga account at kanilang mga transaksyon. Ang pagbalanse sa ledger ay nagsasangkot ng pagbabawas ng kabuuang bilang ng mga debit mula sa kabuuang bilang ng mga kredito. Upang tama na makalkula ang mga kredito at debit, ang ilang mga patakaran ay dapat munang maunawaan.
Paano Kalkulahin ang mga Balanse
Upang magsimula, ipasok ang lahat ng mga account sa debit sa kaliwang bahagi ng sheet ng balanse at lahat ng mga credit account sa kanan. Isama ang balanse para sa bawat isa. Isaalang-alang kung aling debit account ang bawat transaksyon ay nakakaapekto at kung sa huli ay tataas o binabaan ang account na iyon. Halimbawa, binabawasan ba nito ang imbentaryo o pagtaas ng cash? Sa wakas, kalkulahin ang balanse para sa bawat account at i-update ang sheet ng balanse.
Kapag natapos mo na, suriin na ang mga pantay na kredito upang matiyak na balanse ang mga libro. Ang isa pang paraan upang matiyak na balanse ang mga libro ay ang paglikha ng isang balanse sa pagsubok. Nangangahulugan ito ng paglista ng lahat ng mga account sa ledger at balanse ng bawat debit at credit. Kapag ang mga balanse ay kinakalkula para sa parehong mga debit at mga kredito, dapat tumugma ang dalawa. Kung ang mga figure ay hindi pareho, may isang bagay na napalampas o maling naisip at ang mga libro ay hindi balanseng.
Mahahalagang Batas na Sundin
Una, ang mga pag-debit ay dapat na sa huli ay pantay na mga kredito. Habang ito ay maaaring nakalilito sa una, at maaaring maging tukso na gamitin lamang ang positibo at negatibong mga numero upang account para sa mga transaksyon, sa huli ang debit at credit relationship na mas tumpak na nagpapahayag kung ano ang nangyayari sa negosyo.
Pangalawa, ang mga debit ay nagdaragdag ng asset, gastos, at dividend account habang binabawasan ang mga kredito. Maaaring kapaki-pakinabang na gamitin ang mnemonic DEAD upang alalahanin ito: Ang mga debit ay nagdaragdag ng Mga gastos, Asset, at Dividend.
Pangatlo, ang kabaligtaran ay nagtataglay ng totoo para sa pananagutan, kita, at account sa equity. Ang mga kredito ay nagdaragdag nito habang binabawasan ang mga debate. Ang mnemonic para sa pag-alala sa relasyon na ito ay mga GIRLS: ang mga account na nagdaragdag ay ang Mga Kikita, Kita, Kita, Mga Pananagutan, at katarungan ng Mga Tumitinda.
Dahil ang mga ito ay may kabaligtaran na epekto sa mga pantulong na account, sa huli ang mga kredito at debit ay pantay-pantay sa isa't isa at ipinapakita na ang mga account ay balanse. Ang bawat transaksyon ay maaaring inilarawan gamit ang debit / format ng kredito, at dapat na mapanatili ang balanse ng mga libro upang ang bawat debit ay tugma sa isang kaukulang kredito.
Mga Kasanayan sa Accounting
Ang software ng accounting tulad ng QuickBooks, FreshBooks, at Xero ay kapaki-pakinabang para sa pagbabalanse ng mga libro, dahil ang mga nasabing programa ay awtomatikong markahan ang anumang mga lugar kung saan nawawala ang isang kaukulang credit o debit. Karamihan sa mga kumpanya ay magkakaroon ng isang in-house accountant na hahawak sa lahat ng ito para sa iyo, ngunit kung ikaw ay naghahawak ng iyong sariling pananalapi ay isang magandang ideya na magpatakbo ng mga mahahalagang numero sa pamamagitan ng isang consultant sa labas ng accounting tulad ng isang Certified Public Accountant (CPA) o Enrolled Ahente (EA).
Ang isang debit nang walang kaukulang credit ay tinatawag na isang nakalulutang debit. Maaaring mangyari ito kapag ang pagpasok sa pag-debit ay ipinasok sa panig ng kredito o kapag nakuha ang isang kumpanya ngunit hindi naitala ang transaksyon na iyon. Katulad nito, ang isang credit ticket ay maaaring maipasok sa pangkalahatang ledger kapag ginawa ang isang deposito, ngunit nangangailangan ito ng isang offsetting debit ticket, alinman sa parehong oras o sa lalong madaling panahon, upang mabalanse ang mga libro.
