Talaan ng nilalaman
- 1. Mga Tao sa AIS
- 2. Mga Pamamaraan at Panuto
- 3. Data ng AIS
- 4. Software AIS
- 5. IT imprastraktura
- 6. Mga Kontrol sa Panloob
- Paano Gumagana ang Isang AIS Sa Tunay na Buhay
- Ang Bottom Line
Ang isang sistema ng impormasyon sa accounting (AIS) ay isang istraktura na ginagamit ng isang negosyo upang mangolekta, mag-imbak, mamahala, magproseso, makuha at maiulat ang datos ng pananalapi nito upang magamit ito ng mga accountant, consultant, analysts ng negosyo, managers, punong pinuno ng pinansiyal (CFO), mga auditor, regulator, at mga ahensya ng buwis.
Ang mga espesyal na sinanay na accountant ay nagtatrabaho nang malalim sa AIS upang matiyak ang pinakamataas na antas ng kawastuhan sa mga transaksyon sa pananalapi ng kumpanya at pag-iingat ng talaan, pati na rin gawing madaling magamit ang mga pinansiyal na data sa mga taong nangangailangan ng pag-access dito — habang pinapanatili ang buo ng data at ligtas.
Ang mga sistema ng impormasyon sa accounting ay karaniwang binubuo ng anim na pangunahing sangkap: mga tao, pamamaraan at tagubilin, data, software, imprastraktura ng teknolohiya ng impormasyon, at mga panloob na kontrol. Tingnan natin ang bawat sangkap nang detalyado.
Panimula Sa Mga Sistema ng Impormasyon sa Accounting
1. Mga Tao sa AIS
Ang mga tao sa isang AIS ay simpleng mga gumagamit ng system. Ang mga propesyonal na maaaring gumamit ng AIS ng isang samahan ay kasama ang mga accountant, consultant, analyst ng negosyo, tagapamahala, punong pinuno ng pinansiyal, at auditor. Tumutulong ang isang AIS sa iba't ibang mga kagawaran sa loob ng isang kumpanya na nagtutulungan.
Halimbawa, ang pamamahala ay maaaring magtatag ng mga layunin sa pagbebenta kung saan ang mga kawani ay maaaring mag-order ng naaangkop na halaga ng imbentaryo. Inaalam ng utos ng imbentaryo ang departamento ng accounting ng isang bagong dapat bayaran. Kapag ginawa ang mga benta, ang mga salespeople ay maaaring magpasok ng mga order ng kostumer, ang pag-accounting ay maaaring mag-invoice ng mga customer, maaaring mag-ipon ang bodega, maipapadala ito ng departamento ng pagpapadala, at mapapansin ang departamento ng accounting tungkol sa isang bagong natanggap. Ang departamento ng serbisyo sa customer ay maaaring subaybayan ang pagpapadala ng mga customer at ang system ay maaaring lumikha ng mga ulat ng benta para sa pamamahala. Maaari ring makita ng mga tagapamahala ang mga gastos sa imbentaryo, mga gastos sa pagpapadala, mga gastos sa pagmamanupaktura at iba pa.
Sa isang mahusay na dinisenyo AIS, ang lahat sa loob ng isang samahan na awtorisadong gawin ito ay maaaring ma-access ang parehong sistema at makakuha ng parehong impormasyon. Pinapadali din ng isang AIS ang pagkuha ng impormasyon sa mga tao sa labas ng samahan, kung kinakailangan.
Halimbawa, maaaring gamitin ng mga consultant ang impormasyon sa isang AIS upang pag-aralan ang pagiging epektibo ng istraktura ng pagpepresyo ng kumpanya sa pamamagitan ng pagtingin sa data ng gastos, data ng benta, at kita. Gayundin, maaaring gamitin ng mga auditor ang data upang masuri ang panloob na mga kontrol, kondisyon sa pananalapi at pagsunod sa Sarbanes-Oxley Act (SOX).
Ang AIS ay dapat idinisenyo upang matugunan ang mga pangangailangan ng mga tao na gagamitin nito. Ang sistema ay dapat ding madaling gamitin at dapat pagbutihin, hindi hadlangan ang kahusayan.
2. Mga Pamamaraan at Panuto
Ang pamamaraan at mga tagubilin ng isang AIS ay ang mga pamamaraan na ginagamit nito para sa pagkolekta, pag-iimbak, pagkuha at pagproseso ng data. Ang mga pamamaraan na ito ay parehong manu-mano at awtomatiko. Ang data ay maaaring magmula sa parehong panloob na mapagkukunan (halimbawa, mga empleyado) at panlabas na mapagkukunan (halimbawa, mga order sa online ng mga customer). Ang mga pamamaraan at tagubilin ay mai-code sa AIS software - dapat din silang "mai-code" sa mga empleyado sa pamamagitan ng dokumentasyon at pagsasanay. Upang maging epektibo, ang mga pamamaraan at tagubilin ay dapat na sundin nang palagi.
3. Data ng AIS
Upang maiimbak ang impormasyon, ang isang AIS ay dapat magkaroon ng isang istraktura ng database tulad ng nakabalangkas na query ng query (SQL), isang wika ng computer na karaniwang ginagamit para sa mga database. Kakailanganin din ng AIS ang iba't ibang mga screen ng pag-input para sa iba't ibang uri ng mga gumagamit ng system at pagpasok ng data, pati na rin ang iba't ibang mga format ng output upang matugunan ang mga pangangailangan ng iba't ibang mga gumagamit at iba't ibang uri ng impormasyon.
Ang data na nilalaman sa isang AIS ay ang lahat ng impormasyon sa pananalapi na nauugnay sa mga kasanayan sa negosyo ng samahan. Ang anumang data ng negosyo na nakakaapekto sa pananalapi ng kumpanya ay dapat pumasok sa isang AIS.
Ang uri ng data na kasama sa isang AIS ay depende sa likas na katangian ng negosyo, ngunit maaaring binubuo ito ng mga sumusunod:
- Mga order sa bentaMga pahayag ng pagsasanay sa pagsasaayosMga ulat sa pagsusuri ngalesMga rekisitong pagbiliMga invoice ngendorMga rehistro ng rehistroMga impormasyon ng impormasyonMga impormasyon sa pagbantayTimekeingTinga ng impormasyon
Ang data na ito ay maaaring magamit upang maghanda ng mga pahayag sa accounting at ulat, tulad ng mga account na natatanggap na pag-iipon, mga iskedyul ng pagtanggi / amortization, balanse sa pagsubok, kita at pagkawala, at iba pa. Ang pagkakaroon ng lahat ng data na ito sa isang lugar — sa AIS — ay nagpapadali sa pag-iingat ng tala, pag-uulat, pagsusuri, pag-awdit, at paggawa ng mga aktibidad sa isang negosyo. Para maging kapaki-pakinabang ang data, dapat kumpleto, tama at may kaugnayan.
Sa kabilang banda, ang mga halimbawa ng data na hindi pupunta sa isang AIS ay may kasamang mga memo, sulat, presentasyon, at manual. Ang mga dokumentong ito ay maaaring magkaroon ng isang tiyak na relasyon sa pananalapi ng kumpanya, ngunit, hindi kasama ang mga pamantayan sa talababa, hindi talaga sila bahagi ng pagsunod sa talaan ng pananalapi ng kumpanya.
4. Software AIS
Ang bahagi ng software ng isang AIS ay ang mga programang computer na ginamit upang mag-imbak, mabawi, magproseso, at suriin ang data ng pananalapi ng kumpanya. Bago mayroong mga computer, ang isang AIS ay isang manu-manong, batay sa papel na sistema, ngunit ngayon, ang karamihan sa mga kumpanya ay gumagamit ng computer software bilang batayan ng AIS. Maaaring gamitin ng mga maliliit na negosyo ang mga Quickbook ng Intuit o Sage's Sage 50 Accounting, ngunit may iba pa. Maliit hanggang mid-sized na mga negosyo ay maaaring gumamit ng Negosyo ng SAP. Ang mid-sized at malalaking negosyo ay maaaring gumamit ng Dynamics GP ng Microsoft, MAS 90 o MAS 200 ng Sage Group, Oracle's PeopleSoft o Epicor Financial Management.
Ang kalidad, pagiging maaasahan, at seguridad ay mga pangunahing sangkap ng epektibong AIS software. Ang mga tagapamahala ay umaasa sa impormasyong inilalabas nito upang makagawa ng mga pagpapasya para sa kumpanya, at kailangan nila ng de-kalidad na impormasyon upang makagawa ng mga magagandang desisyon.
Ang mga programang AIS software ay maaaring ipasadya upang matugunan ang mga natatanging pangangailangan ng iba't ibang uri ng negosyo. Kung ang isang umiiral na programa ay hindi nakakatugon sa mga pangangailangan ng isang kumpanya, ang software ay maaari ding mai-develop ng in-house na may malaking input mula sa mga end-user o maaaring mabuo ng isang third-party na kumpanya partikular para sa samahan. Ang system ay maaaring maging outsource sa isang dalubhasang kumpanya.
Para sa mga kumpanya na ipinagpapalit sa publiko, kahit anong pagpipilian ng software at pagpipilian sa pagpapasadya ang pipiliin ng negosyo, ang mga regulasyon ng Sarbanes-Oxley ay magdidikta sa istraktura ng AIS. Ito ay dahil ang mga regulasyon ng SOX ay nagtatag ng mga panloob na kontrol at mga pamamaraan ng pag-awdit na dapat sumunod sa mga pampublikong kumpanya.
5. IT imprastraktura
Impormasyon sa teknolohiya ng impormasyon ay isang magarbong pangalan para sa hardware na ginamit upang mapatakbo ang sistema ng impormasyon sa accounting. Karamihan sa mga item na ito ng hardware na kailangan ng isang negosyo, kasama na ang mga computer, mobile device, server, printer, pagprotekta ng surgeon, routers, imbakan ng media, at posibleng back-up power supply. Bilang karagdagan sa gastos, ang mga kadahilanan na dapat isaalang-alang sa pagpili ng hardware ay kasama ang bilis, kakayahan sa imbakan at kung maaari itong mapalawak at mai-upgrade.
Marahil ang pinakamahalaga, ang hardware na napili para sa isang AIS ay dapat na katugma sa nais na software. Sa isip, hindi lamang ito katugma, ngunit ang pinakamainam - isang malagkit na sistema ay magiging mas kapaki-pakinabang kaysa sa isang mabilis. Ang isang paraan ng mga negosyo ay madaling matugunan ang mga kinakailangan sa pagiging tugma ng hardware at software ay sa pamamagitan ng pagbili ng isang sistema ng turnkey na kasama ang parehong hardware at ang software na kailangan ng negosyo. Ang pagbili ng isang sistema ng turnkey ay nangangahulugang, panteorya, na ang negosyo ay makakakuha ng isang optimal na kumbinasyon ng hardware at software para sa AIS nito.
Ang isang mabuting AIS ay dapat ding isama ang isang plano para sa pagpapanatili, paglilingkod, pagpapalit at pag-upgrade ng mga bahagi ng sistema ng hardware, pati na rin ang isang plano para sa pagtatapon ng nasira at napapanahong hardware upang ang mga sensitibong data ay ganap na nawasak.
6. Mga Kontrol sa Panloob
Ang panloob na mga kontrol ng isang AIS ay ang mga panukalang panseguridad na nilalaman nito upang maprotektahan ang sensitibong data. Ang mga ito ay maaaring maging kasing simple ng mga password o kasing kumplikado ng pagkilala sa biometric. Ang AIS ay dapat magkaroon ng panloob na mga kontrol upang maprotektahan laban sa hindi awtorisadong pag-access sa computer at upang limitahan ang pag-access sa mga awtorisadong gumagamit, na kasama ang ilang mga gumagamit sa loob ng kumpanya. Dapat ding maiwasan ang hindi awtorisadong pag-access ng file ng mga indibidwal na pinapayagan na mag-access lamang sa mga piling bahagi ng system.
Ang AIS ay naglalaman ng kumpidensyal na impormasyon na kabilang sa hindi lamang sa kumpanya kundi pati na rin sa mga empleyado at customer nito. Ang data na ito ay maaaring magsama ng mga numero ng Social Security, impormasyon sa suweldo, mga numero ng credit card, at iba pa. Ang lahat ng mga data sa isang AIS ay dapat mai-encrypt, at ang pag-access sa system ay dapat na naka-log at masuri. Ang aktibidad ng system ay dapat na traceable din.
Ang AIS ay nangangailangan din ng mga panloob na kontrol na protektahan ito mula sa mga virus sa computer, hacker at iba pang panloob at panlabas na pagbabanta sa seguridad sa network. Dapat din itong protektahan mula sa natural na mga kalamidad at mga surge ng kuryente na maaaring magdulot ng pagkawala ng data.
Paano Gumagana ang Isang AIS Sa Tunay na Buhay
Nakita namin kung paano pinahihintulutan ng isang maayos na dinisenyo na AIS ang isang negosyo na tumakbo nang maayos sa pang-araw-araw na batayan o hadlangan ang operasyon nito kung ang sistema ay hindi maganda dinisenyo. Ang pangatlong gamit para sa isang AIS ay na, kapag ang isang negosyo ay may problema, ang data sa AIS nito ay maaaring magamit upang alisan ng takbo ang kuwento ng kung ano ang nagkamali.
Ang mga kaso ng WorldCom at Lehman Brothers ay nagbibigay ng dalawang halimbawa.
Noong 2002, ang mga panloob na auditor ng WorldCom na sina Eugene Morse at Cynthia Cooper ay ginamit ang AIS ng kumpanya upang alisan ng takip ang $ 4 bilyon sa mga pautang na paglalaan ng gastos at iba pang mga entry sa accounting. Ang kanilang pagsisiyasat ay humantong sa pagwawakas ng CFO Scott Sullivan, pati na rin ang bagong batas - seksyon 404 ng Sarbanes-Oxley Act, na kinokontrol ang mga panloob na mga kontrol at pamamaraan ng mga pinansiyal na mga kumpanya.
Kapag sinisiyasat ang mga sanhi ng pagbagsak ng Lehman, ang pagsusuri ng AIS nito at iba pang mga sistema ng data ay isang pangunahing sangkap, kasama ang pagkolekta at pagsusuri ng dokumento, kasama ang mga panayam sa testigo. Ang paghahanap para sa mga sanhi ng pagkabigo ng kumpanya "ay nangangailangan ng isang malawak na pagsisiyasat at pagsusuri sa operating, trading, pagpapahalaga, pananalapi, pananalapi, at iba pang mga sistema ng data ng Lehman, " ayon sa 2, 200-pahina, siyam na dami ng ulat ng tagasuri.
Ang mga sistema ng Lehman ay nagbibigay ng isang halimbawa ng kung paano ang isang AIS ay hindi dapat na nakaayos. Sinasabi ng ulat ng Examiner na si Anton R. Valukas, "Sa oras ng pag-file ng pagkalugi nito, pinanatili ni Lehman ang isang patchwork na higit sa 2, 600 mga software system at aplikasyon… Marami sa mga sistema ng Lehman ay arcane, lipas na sa lipunan o hindi pamantayan."
Nagpasya ang tagasuri na ituon ang kanyang mga pagsisikap sa 96 na mga sistema na lumitaw na pinaka may kaugnayan. Ang pagsusuri na ito ay nangangailangan ng pagsasanay, pag-aaral, at pagsubok at pagkakamali upang malaman kung paano gamitin ang mga system.
Ang ulat ni Valukas ay nabanggit din, "Ang mga sistema ng Lehman ay lubos na nakasalalay, ngunit ang kanilang mga relasyon ay mahirap tukuyin at hindi maayos na na-dokumentado. Kinakailangan ang pambihirang pagsisikap na mabuksan ang mga sistemang ito upang makuha ang kinakailangang impormasyon."
Ang Bottom Line
Ang anim na sangkap ng isang AIS lahat ay nagtutulungan upang matulungan ang mga pangunahing empleyado na mangolekta, mag-imbak, mamahala, magproseso, makuha, at iulat ang kanilang data sa pananalapi. Ang pagkakaroon ng isang maayos at napapanatili na sistema ng impormasyon sa accounting na mahusay at tumpak ay isang kailangang-kailangan na bahagi ng isang matagumpay na negosyo.
