Ano ang Petty Cash?
Ang isang maliit na pondo ng salapi ay isang maliit na halaga ng cash na itinatago upang magbayad para sa mga menor de edad na gastos, tulad ng mga supply ng opisina o mga bayad. Ang isang maliit na pondo ng salapi ay sumasailalim sa mga pana-panahong pakikipagkasundo, kasama ang mga transaksyon na naitala sa mga pinansiyal na pahayag. Maaaring mayroong isang maliit na pondo ng salapi, na maaaring maging isang drawer o kahon, sa bawat departamento para sa mas malaking korporasyon.
Mga Key Takeaways
- Ang maliit na cash o ang pondo ng petty cash ay isang maliit na halaga ng cash sa kamay na ginagamit para sa pagbabayad ng mga gastos na maliit upang merito pagsulat ng isang tseke. Maaaring mayroong isang maliit na drawer cash o kahon sa bawat departamento para sa mas malaking korporasyon.Ang petty cash fund ay maaaring magamit para sa mga gamit sa opisina, mga kard para sa mga customer, bulaklak, nagbabayad para sa isang catered tanghalian para sa mga empleyado, o mga reimbursing empleyado para sa mga gastos.
Pag-unawa sa Petty Cash
Ang mga transaksyon sa petty cash ay nagbibigay ng kaginhawaan para sa maliliit na transaksyon kung saan ang paglabas ng tseke ay hindi makatwiran o hindi katanggap-tanggap. Ang maliit na halaga ng cash na isinasaalang-alang ng isang kumpanya ay maliit ay magkakaiba, na may maraming mga kumpanya na pinapanatili sa pagitan ng $ 50 at $ 200 bilang isang maliit na pondo sa salapi. Ang mga halimbawa ng mga transaksyon na ginagamit ng isang maliit na pondo ng salapi para sa:
- Mga supply ng opisinaMga card para sa mga customerFlowersPaying para sa isang catered tanghalian para sa isang maliit na grupo ng mga empleyadoPagsasagawa ng empleyado para sa maliit na gastos na nauugnay sa trabaho
Ang mga tagapag-alaga ng pondo ng petty cash ay hinirang upang pangasiwaan ang pondo. Ang mga tungkulin ng pangangalaga sa pangkalahatan ay kasama ang pagpapatupad ng mga patakaran at regulasyon ng petty cash, paghingi ng mga muling pagdadagdag, at mga pondo sa pagbibigay.
Mga Espesyal na Pagsasaalang-alang
Ang maliit na pondo ng salapi ay pinagkasundo na pana-panahon upang mapatunayan na tama ang balanse ng pondo. Karaniwan, habang ang balanse ng maliit na salapi ay bumaba sa isang preset na antas, ang custodian ay nag-aaplay para sa karagdagang cash mula sa kahera. Sa oras na ito, ang kabuuan ng lahat ng mga resibo ay kinakalkula upang matiyak na tumutugma ito sa mga naibigay na pondo mula sa maliit na drawer cash. Kung kinakailangan ang mga bagong pondo, nagsusulat ang isang kaswatero ng isang bagong tseke upang pondohan ang maliit na drawer cash at kukuha, kapalit, ang mga resibo mula sa mga pagbili na naubos ang cash.
Tinitiyak ng proseso ng pagkakasundo na ang natitirang balanse ng pondo ay katumbas ng pagkakaiba sa pagitan ng mga orihinal na singil ng balanse na minus na detalyado sa mga resibo at invoice. Kung ang natitirang balanse ay mas mababa sa kung ano ang nararapat, mayroong kakulangan. Kung ang natitirang balanse ay higit pa sa nararapat, mayroong labis na labis na labis. Bagaman maaaring may mga menor de edad na pagkakaiba-iba, kapag hindi balanseng, ang mapagkukunan ng pagkakaiba ay dapat makilala at maiwasto.
Inirerekomenda ng Internal Revenue Service (IRS) ang pag-file ng mga maliit na cash slips at i-attach ang mga ito sa mga resibo upang irekord at idokumento ang maliit na gastos sa salapi.
Mga Kinakailangan para sa Petty Cash
Ang paggamit ng isang maliit na pondo ng salapi ay nagbabalot sa ilang mga panloob na kontrol. Ang pagkakaroon ng petty cash ay hindi nangangahulugang maaari itong mai-access para sa anumang layunin at ng sinuman. Maraming mga kumpanya ang gumagamit ng mahigpit na panloob na mga kontrol upang pamahalaan ang pondo. Kadalasan, ang mga limitadong indibidwal ay awtorisado na aprubahan ang mga pagbabayad at magagawa lamang ito para sa gastos na nauugnay sa mga lehitimong aktibidad o operasyon ng kumpanya.
Maaaring italaga ang isang maliit na kaswal na mag-isyu upang suriin ang tseke upang pondohan ang maliit na cash drawer at gawin ang naaangkop na mga entry sa accounting. Ang petty cash custodian ay sisingilin sa pamamahagi ng cash at pagkolekta ng mga resibo para sa lahat ng mga pagbili o anumang paggamit ng mga pondo. Tulad ng pagtanggi ng kabuuang maliit na cash, ang mga resibo ay dapat dagdagan at itali sa kabuuang halaga na naatras.
Sa pamamagitan ng pagkakaroon ng isang maliit na cash cashier at isang petty cash custodian, ang dual-process ay tumutulong upang mapanatili ang mga pondo at tiyakin na ang mga awtorisado lamang ang may access dito.
Pagre-record ng Petty Cash
Kapag ginagamit ang isang maliit na pondo ng salapi, ang mga maliit na transaksyon sa cash ay naitala pa rin sa mga pahayag sa pananalapi. Walang mga entry sa journal journal na ginawa kapag ang mga pagbili ay ginawa gamit ang maliit na cash, ito ay kapag ang tagapag-alaga ay nangangailangan ng mas maraming pera — at kapalit ng mga resibo, ay tumatanggap ng mga bagong pondo — na naitala ang mga entry sa journal. Ang entry sa journal para sa pagbibigay ng karagdagang pera sa custodian ay isang debit sa maliit na pondo ng cash at isang kredito sa cash.
Kung mayroong isang kakulangan o sobrang pag-iilaw, naitala ang isang entry sa linya ng journal sa isang over / maikling account. Kung ang maliit na pondo ng salapi ay natapos, ang isang kredito ay ipinasok upang kumatawan ng isang pakinabang. Kung ang maliit na pondo ng salapi ay maikli, ang isang debit ay ipinasok upang kumatawan sa isang pagkawala. Ang over o maikling account ay ginagamit upang pilitin-balanse ang pondo sa pagkakasundo.
