Ano ang isang Accounting Information System (AIS)?
Ang isang sistema ng impormasyon sa accounting (AIS) ay nagsasangkot ng koleksyon, imbakan, at pagproseso ng data sa pananalapi at accounting na ginagamit ng mga panloob na gumagamit upang mag-ulat ng impormasyon sa mga namumuhunan, creditors, at mga awtoridad sa buwis. Sa pangkalahatan ito ay isang pamamaraan na nakabatay sa computer para sa pagsubaybay sa aktibidad ng accounting kasabay ng mga mapagkukunan ng teknolohiya ng impormasyon. Pinagsasama ng isang AIS ang mga tradisyonal na kasanayan sa accounting, tulad ng paggamit ng Mga Pangkalahatang Natatanggap na Mga Alituntunin sa Accounting (GAAP), kasama ang mga modernong mapagkukunan ng teknolohiya ng impormasyon.
Paano Ginamit ang isang Sistema ng Impormasyon sa Accounting (AIS)
Ang isang sistema ng impormasyon sa accounting ay naglalaman ng iba't ibang mga elemento na mahalaga sa ikot ng accounting. Bagaman ang impormasyon na nilalaman sa isang sistema ay nag-iiba sa mga industriya at laki ng negosyo, isang tipikal na AIS ang nagsasama ng data na may kaugnayan sa kita, gastos, impormasyon ng customer, impormasyon ng empleyado, at impormasyon sa buwis. Ang mga tukoy na data ay may kasamang mga order ng benta at mga ulat sa pagsusuri, mga kahilingan sa pagbili, mga invoice, mga rehistro ng tseke, imbentaryo, payroll, ledger, pagsubok ng pagsubok, at impormasyon sa pahayag sa pananalapi.
Ang isang sistema ng impormasyon sa accounting ay dapat magkaroon ng isang istraktura ng database upang mag-imbak ng impormasyon. Ang istraktura ng database na ito ay karaniwang naka-program sa wika ng query na nagbibigay-daan para sa pagmamanipula ng talahanayan at data. Ang isang AIS ay may maraming mga patlang sa data ng pag-input pati na rin upang mai-edit ang dati na naka-imbak na data. Bilang karagdagan, ang mga sistema ng impormasyon sa accounting ay madalas na lubos na ligtas na mga platform na may mga hakbang sa pag-iwas laban sa mga virus, hacker, at iba pang mga panlabas na mapagkukunan na nagtatangkang mangolekta ng impormasyon. Ang Cybersecurity ay lalong mahalaga sapagkat mas maraming mga kumpanya ang nag-iimbak ng kanilang data sa elektronik.
Ang iba't ibang mga output ng isang sistema ng impormasyon sa accounting ay nagpapakita ng kakayahang umangkop ng mga kakayahan ng pagmamanipula ng data nito. Ang isang AIS ay gumagawa ng mga ulat kasama ang mga account na natatanggap na mga ulat sa pag-iipon batay sa impormasyon ng customer, mga iskedyul ng pagkilala sa mga nakapirming assets, at mga balanse sa pagsubok para sa pag-uulat sa pananalapi. Ang mga listahan ng mga customer, mga kalkulasyon sa pagbubuwis, at mga antas ng imbentaryo ay maaari ring mai-kopyahin. Gayunpaman, ang mga sulatin, memo, o mga pagtatanghal ay hindi kasama sa AIS dahil ang mga item na ito ay hindi direktang nauugnay sa pag-uulat sa pananalapi o pag-bookke ng isang kumpanya.
Mga Pakinabang ng Sistema ng Impormasyon sa Accounting
Interdepartmental Interfacing
Ang isang sistema ng impormasyon sa accounting ay nagsisikap na mag-interface sa maraming departamento. Sa loob ng system, maaaring mai-upload ng departamento ng benta ang badyet ng benta. Ang impormasyong ito ay ginagamit ng pangkat ng pamamahala ng imbentaryo upang magsagawa ng mga bilang ng imbentaryo at pagbili ng mga materyales. Sa pagbili ng imbentaryo, maaring ipagbigay-alam ng system ang mga account na dapat bayaran sa kagawaran ng bagong invoice. Ang isang AIS ay maaari ring magbahagi ng impormasyon tungkol sa isang bagong order upang malaman ang pagmamanupaktura, pagpapadala, at mga departamento ng serbisyo sa customer tungkol sa pagbebenta.
Mga Kontrol sa Panloob
Ang isang mahalagang bahagi ng mga sistema ng impormasyon sa accounting ay nauugnay sa mga panloob na kontrol. Ang mga patakaran at pamamaraan ay maaaring mailagay sa loob ng system upang matiyak na ang sensitibong customer, vendor, at impormasyon sa negosyo ay pinananatili sa loob ng isang kumpanya. Sa pamamagitan ng paggamit ng mga pag-apruba ng pisikal na pag-access, mga kinakailangan sa pag-login, pag-access sa mga tala, mga pahintulot, at paghihiwalay ng mga tungkulin, ang mga gumagamit ay maaaring limitado lamang sa may-katuturang impormasyon na kinakailangan upang maisagawa ang kanilang pag-andar sa negosyo.
