Para sa isang maliit na negosyo na may kaunting mga transaksyon, ang isang may-ari ng negosyong may-ari ay maaaring gumamit ng Excel bilang isang kahalili sa accounting software. Ang Excel ay mayroong lahat ng mga tool na kinakailangan upang lumikha at mapanatili ang isang pangkalahatang ledger, ngunit nangangailangan ito ng isang matatag na pag-unawa sa pangunahing accounting at pansin sa detalye. Para sa mga may-ari ng negosyo na hindi sigurado kung handa na sila o magkaroon ng mga mapagkukunan upang mamuhunan sa software ng accounting, ang Excel ay maaaring maging isang mahusay na lugar upang simulan ang pagsunod sa mga talaan ng accounting hanggang binili ang software ng accounting.
Ang paggamit ng Excel bilang isang General Ledger
Ang isang simpleng pag-iingat na pag-setup ay dapat munang isama ang mga haligi para sa petsa ng transaksyon, paglalarawan sa transaksyon, at isang numero ng sanggunian, tulad ng isang numero ng invoice o tseke. Ang susunod na mga haligi ay ilista ang bawat isa sa mga account na gagamitin sa loob ng taon. Ang maingat na pag-iisip ay dapat pumasok sa pagpili ng mga account, dahil magiging mahirap na bumalik at gumawa ng mga pagbabago sa ibang pagkakataon. Mula kaliwa hanggang kanan, ang mga unang account na nakalista ay dapat na mga account sa statement ng kita, na nagsisimula sa mga kita at nagtatapos sa mga gastos. Susunod ay ang mga account sa asset, pagkatapos ng mga account sa pananagutan at sa wakas ng anumang mga account sa equity.
Ang pangkalahatang ledger ay gumagamit ng pag-bookke ng double-entry upang masubaybayan ang lahat ng mga transaksyon ng kumpanya, at mahalagang magkaroon ng isang matatag na pag-unawa sa konsepto na ito bago simulan ang paggamit ng Excel bilang isang pangkalahatang ledger.
Ano ang Double Entry Bookkeeping?
Kung ito ay isang bagong kumpanya, ang unang transaksyon ay malamang na ang equity na namuhunan sa kumpanya. Bilang isang halimbawa, sabihin nating isang negosyante na nagngangalang Jane ay nagpasiyang magbukas ng isang shop shop. Mayroon siyang $ 750, 000 mula sa pagtitipid upang masimulan ang negosyo at magbukas ng account sa pagsusuri sa negosyo kasama ang mga pondo.
Gamit ang mga konsepto sa pag-bookke ng double-entry, alam ni Jane na ang transaksyon na ito ay tataas ang cash account ng kumpanya (ang pagpasok ng debit) at mai-offset ng isang pagtaas sa equity account ng may-ari (ang pagpasok sa credit). Sa sistemang ito ng Excel, ang lahat ng mga entry sa debit ay dapat na maitala bilang mga positibong halaga, habang ang lahat ng mga entry sa kredito ay dapat na naitala na may mga negatibong halaga.
Sa halimbawang ito, dapat na ipasok ni Jane ang petsa ng transaksyon at isang paglalarawan tulad ng "capital investment" sa unang linya ng spreadsheet. Maglagay siya ng positibong $ 750, 000 na pagpasok sa "cash" account na haligi ng spreadsheet, at isang negatibong $ 750, 000 na pagpasok sa "equity's equity" account na haligi ng spreadsheet. Upang mapatunayan ang mga numero, dapat gumamit si Jane ng isang formula ng Sum upang matiyak na ang lahat ng mga entry sa bawat hilera na sumasama sa zero dolyar.
Mula doon, si Jane ay magpapatuloy na magpasok ng isang linya para sa bawat transaksyon. Kung bibili siya ng kagamitan gamit ang cash ng kumpanya, si Jane ay magpasok ng isang transaksyon upang ipakita ang isang debit, o positibong pagpasok, sa haligi ng account ng "kagamitan", at kredito, o negatibong pagpasok, sa haligi ng account na "cash". Kung nagbebenta siya ng mga serbisyo ng machining sa isang customer, magre-record siya ng isang kredito sa "revenue" account, at isang debit sa isang "equity" account.
Sa wakas, ang kabuuan para sa bawat haligi ng account ay dapat na ibigay sa kabuuan ng spreadsheet. Ang kabuuan ng lahat ng mga account sa kita ay maaaring idagdag nang magkasama upang makalkula ang kasalukuyang netong kita. Ang iba pang mga haligi ay maaaring mai-configure kung kinakailangan upang makalkula, halimbawa, kabuuang mga pag-aari, kabuuang pananagutan, at kabuuang equity.
