Ano ang isang Invoice?
Ang isang invoice ay isang komersyal na dokumento na nagpapakilala at nagtatala ng isang transaksyon sa pagitan ng isang mamimili at isang nagbebenta. Kung ang mga kalakal o serbisyo ay binili sa kredito, kadalasang tinutukoy ng invoice ang mga tuntunin ng pakikitungo at nagbibigay ng impormasyon sa magagamit na mga pamamaraan ng pagbabayad. Ang mga uri ng mga invoice ay maaaring magsama ng isang resibo, isang bill ng pagbebenta, tala ng debit, o invoice ng pagbebenta.
Ang mga kumpanya ay maaaring pumili lamang na magpadala ng isang pahayag sa pagtatapos ng buwan bilang invoice para sa lahat ng mga natitirang transaksyon. Kung ito ang kaso, dapat ipahiwatig ng pahayag na walang kasunod na mga invoice ang ipadala. Ayon sa kasaysayan, ang mga invoice ay naitala sa papel, madalas na may maraming mga kopya na nabuo upang ang bumibili at nagbebenta bawat isa ay may talaan ng transaksyon para sa kanilang sariling mga tala. Sa kasalukuyan, ang mga invoice na nilikha ng computer ay karaniwang pangkaraniwan. Maaari silang mai-print sa papel nang hinihingi o ipinadala sa pamamagitan ng email sa mga partido ng isang transaksyon. Pinapayagan din ng mga elektronikong rekord para sa mas madaling paghahanap at pagsunud-sunod ng mga partikular na transaksyon o tiyak na mga petsa.
Ang isang pro-forma invoice ay isang nagbubuklod na kasunduan, bagaman ang mga termino ng pagbebenta ay dapat magbago.
Invoice
Ang Mga Pangunahing Kaalaman ng isang Invoice
Dapat sabihin ng isang invoice na ito ay isang invoice sa harap ng panukalang batas. Karaniwan itong may natatanging identifier na tinatawag na numero ng invoice na kapaki-pakinabang para sa panloob at panlabas na sanggunian. Ang isang invoice ay karaniwang naglalaman ng impormasyon sa pakikipag-ugnay para sa nagbebenta o service provider kung mayroong isang error na may kaugnayan sa pagsingil.
Ang mga termino ng pagbabayad ay maaaring mailalarawan sa invoice, pati na rin ang impormasyon na may kaugnayan sa anumang mga diskwento, mga detalye ng maagang pagbabayad o mga singil sa pananalasa na nasuri para sa mga huling pagbabayad. Inihahandog din nito ang yunit ng gastos ng isang item, kabuuang mga yunit na binili, kargamento, paghawak, pagpapadala, at mga nauugnay na singil sa buwis, at binabalangkas nito ang kabuuang halaga ng utang.
Ang isang pro forma invoice ay isang paunang bayarin ng pagbebenta na ipinadala sa mga mamimili nang maaga ng isang kargamento o paghahatid ng mga kalakal. Karaniwang ilalarawan ng invoice ang binili na mga item at iba pang mahalagang impormasyon tulad ng pagpapadala ng timbang at mga singil sa transportasyon. Ang mga invoice ng Pro forma ay madalas na nakikipaglaro sa mga internasyonal na transaksyon, lalo na para sa mga layunin ng kaugalian sa mga import.
Dapat mong laging mapanatili ang isang kopya ng iyong mga invoice at mga resibo - sa papel man o electronic form — para sa mga layunin ng buwis.
Ang Kahalagahan ng Petsa ng Invoice
Ang petsa ng invoice ay kumakatawan sa opisyal na petsa kung saan ang mga kalakal ay sinisingil at opisyal na naitala ang transaksyon. Samakatuwid, ang petsa ng invoice ay may mahahalagang impormasyon patungkol sa pagbabayad, dahil idinidikta nito ang tagal ng kredito at takdang petsa ng panukalang batas. Ito ay lalong mahalaga para sa mga entidad na nag-aalok ng kredito, tulad ng net 30. Ang aktwal na takdang petsa ng invoice ay karaniwang 30 araw pagkatapos ng petsa ng invoice.
E-Invoicing
Mula nang dumating ang panahon ng computer, natagpuan ng mga tao at negosyong mas madaling umasa sa elektronikong pag-invoice bilang alternatibo sa mga dokumento sa papel. Ang elektronikong pag-invoice, o e-invoice, ay isang form ng electronic billing upang makabuo, mag-imbak at masubaybayan ang mga dokumento na nauugnay sa transaksyon sa pagitan ng mga partido at matiyak na natutupad ang mga termino ng kanilang mga kasunduan.
Ang mga e-dokumento na ito ay maaaring magsama ng mga invoice at resibo, mga order ng pagbili, mga debit at mga tala sa kredito, mga tuntunin sa pagbabayad at mga tagubilin, at mga pagdulas ng remittance. Ang mga digital na invoice ay karaniwang ipinadala sa pamamagitan ng email, web page o app. Kabilang sa mga kalamangan ang sumusunod:
- Permanence at resistensya sa pisikal na pinsalaPagpapatuloy ng paghahanap at pag-uuri para sa mga tiyak na pangalan, termino, o petsaPagsulit na kakayahang mag-auditAng kakayahang mag-print o magparami sa demandAng kakayahan para sa pagkolekta ng data at katalinuhan sa negosyoPagpalit ng paggamit ng papel
Kasama sa E-invoice ang ilang mga teknolohiya at mga pagpipilian sa pagpasok at ginagamit bilang isang pangkalahatang termino upang ilarawan ang anumang pamamaraan kung saan ang isang invoice ay elektroniko na ipinakita sa isang customer para sa pagbabayad. Maraming mga pamantayan sa e-invoicing, tulad ng EDIFACT at UBL, ay binuo sa buong mundo upang mapadali ang pag-ampon at kahusayan.
Mga Key Takeaways
- Ang isang invoice ay isang komersyal na dokumento na nagpapakilala at nagtatala ng isang transaksyon sa pagitan ng isang mamimili at nagbebenta. Ang isang resibo ng papel mula sa isang tindahan ay isang pangkaraniwang invoice ng consumer. Ang mga singil sa isang invoice ay dapat na naaprubahan ng mga responsableng tauhan ng pamamahala.Invoice sa pangkalahatan na binabalangkas ang mga termino ng pagbabayad, mga gastos sa yunit, pagpapadala, paghawak, at anumang iba pang mga termino na nakabalangkas sa panahon ng transaksyon. Ang mga invoice ay maaaring nasa form ng papel, ngunit ang mga e-invoice ay naging mas karaniwan.
Mga Invoice at Account na Bayad
Sinusubaybayan ng mga invoice ang pagbebenta ng isang produkto para sa kontrol sa imbentaryo, mga layunin sa accounting at buwis. Maraming mga kumpanya ang nagpapadala ng produkto at inaasahan ang pagbabayad sa susunod na petsa, kaya ang kabuuang halaga ay magiging isang account na babayaran para sa bumibili at isang account na natatanggap para sa nagbebenta.
Ang mga modernong araw na invoice ay ipinapadala sa elektronik, sa halip na maging batay sa papel. Kung nawala ang isang invoice, maaaring humiling ang isang mamimili ng isang kopya mula sa nagbebenta. Ang paggamit ng isang invoice ay kumakatawan sa pagkakaroon ng kredito, dahil ang nagbebenta ay nagpadala ng isang produkto o nagbigay ng serbisyo nang hindi tumatanggap ng cash up.
Ang mga invoice ay naiiba sa mga order ng pagbili, na nilikha bago mag-order ang isang customer ng mabuti o serbisyo.
Mga Invoice at Panloob na Mga Kontrol
Ang mga invoice ay isang kritikal na elemento ng mga internal internal control. Ang mga singil sa isang invoice ay dapat na aprubahan ng mga responsableng tauhan ng pamamahala. Bilang kahalili, ang isang invoice ay naitugma sa isang order ng pagbili, at sa pagkakasundo ng impormasyon, ginawa ang pagbabayad para sa naaprubahan na mga transaksyon. Tinitiyak ng isang kumpanya ng pag-awdit na ang mga invoice ay ipinasok sa naaangkop na panahon ng accounting kapag pagsubok para sa paggugol sa gastos.
