Ang isang cash disbursement journal ay isang talaang itinago ng mga panloob na accountant ng lahat ng paggasta sa pananalapi na ginawa ng isang kumpanya bago sila nai-post sa pangkalahatang ledger. Ang mga journal ng disbursement ng cash ay nagsisilbi ng isang bilang ng mga pag-andar, tulad ng isang mapagkukunan para sa pagrekord ng mga sulat sa pagsulat ng buwis at ang pag-uuri ng iba pang mga gastos. Ang journal na ito ay mahalagang gumana bilang isang ledger ng tseke para sa lahat ng mga praktikal na layunin.
Pagbabagsak ng isang Cash Disbursement Journal
Ang lahat ng mga pagbili na ginawa sa cash ay naitala sa disbursement journal. Ang mga journal ng disbursement ng cash ay maaaring magtala ng iba't ibang uri ng mga gastos sa pamamagitan ng pagtatalaga ng bawat uri ng gastos ng isang code, o sa pamamagitan ng pagtatala ng iba't ibang mga gastos sa iba't ibang mga haligi. Ang mga journal na ito ay pinagkasundo (karaniwang buwanang) sa mga pangkalahatang ledger account, na ginamit upang lumikha ng mga pahayag sa pananalapi para sa mga regular na tagal ng accounting. Ang mga talaan ay pinananatili sa mga pakete ng accounting ng software at naglalaman ng sumusunod na pangunahing impormasyon: petsa ng disbursement, numero ng tseke, uri ng transaksyon, halaga, payee, at memo.
Depende sa partikular na negosyo, maaaring kailanganin ang mga karagdagang haligi upang magbigay ng mahahalagang detalye para sa mga entry ng disbursement. Halimbawa, kung ang isang kumpanya ay bumili ng maraming mga supply, maaaring makatanggap ito ng isang diskwento. Ang isang hiwalay na haligi para sa halaga ng diskwento na natanggap ay magiging kapaki-pakinabang. Ang journal manager ay dapat na napaka detalyado na nakatuon at sa tuktok ng bawat transaksyon upang mapanatili ang isang maayos na journal. Mahusay din na pagsasanay sa pag-institusyon ng mga internal control upang ang cash ay hindi naligaw o maling naaangkop. Ang nasabing panloob na mga kontrol ay maaaring kumuha ng form ng pag-verify ng mga malalaking halaga na ipinagkaloob o pagsubaybay sa mga pattern ng pagbabayad upang alamin ang hindi pangkaraniwang aktibidad.
Maliban sa paggamit nito para sa pangkalahatang mga ledger entry sa pormal na paghahanda ng mga libro ng isang kumpanya, ang cash disbursement journal ay maaaring magbigay ng impormasyon para sa mga may-ari sa kanilang mga aktibidad sa pamamahala ng cash-kung magkano ang napunta sa imbentaryo sa buwan na iyon, kung magkano ang sahod, magkano para sa mga pagpapaupa at magrenta, kung magkano ang para sa mga panlabas na serbisyo, atbp. Ang journal ay naging isang mahusay na mapagkukunan upang gabayan ang mga desisyon sa pagbubawas sa cash.
