Sa ilalim ng accrual na batayan ng accounting, kita at gastos ay nabibilang kapag nakamit ang mga ito. Ito ay naiiba sa batayan ng pera ng accounting, kung saan iniuulat sila tuwing ang cash ay talagang dumadaloy at lumabas sa negosyo. Karamihan sa mga accountant ay isinasaalang-alang ang accrual na paraan ng accounting upang maging isang mas mahusay na pagsukat ng kakayahang kumita para sa mga layunin ng pahayag ng kita.
Ang karamihan ng mga kumpanya ay gumagamit ng accrual accounting bilang kanilang pamantayang kasanayan sa accounting, kahit na ito ay mas kumplikado at subjective kaysa sa cash accounting. Karamihan sa mga kumpanya ay may ilang mga form ng naantala na account na dapat bayaran at mga account na natatanggap, tulad ng pagbebenta sa credit o mga proyekto na gumagawa ng mga stream ng kita sa loob ng mahabang panahon. Ang mga kaganapang ito ay may tunay na epekto sa pagpapatakbo ng negosyo, kahit na walang cash na natanggap agad.
Halimbawa, ang isang kumpanya na nagbebenta ng isang piraso ng muwebles sa mga talaan ng kredito ang pagbebenta agad, hindi matapos ang lahat ng mga pagbabayad na sa wakas natanggap. Kapag natanggap ang mga pagbabayad bago naibigay ang isang serbisyo o isang mahusay na ginawa at naihatid, ang paraan ng accrual accounting ay tinatrato ang kaganapang ito bilang isang pananagutan. Kinikilala ng kumpanya ang kita sa tradisyunal na paraan lamang kapag natanggap ang buong pagbabayad.
Halos palaging, tinuturing ng accrual accounting ang pagkilala sa mga gastos batay sa pagkilala sa mga kaugnay na kita. Ito ay kilala bilang prinsipyong tumutugma. Ang prinsipyong ito, tulad ng pagdidikta ng mga pangkalahatang tinatanggap na mga prinsipyo ng accounting (GAAP), ay nalalapat sa parehong pagbebenta ng mga kalakal at pag-render ng mga propesyonal na serbisyo. Kung wala ito, ang mga pahayag sa pananalapi ay magbubunyag ng napakaliit na kapaki-pakinabang na impormasyon dahil ang mga mambabasa ay hindi magkakaroon ng tumpak na pagtatasa ng mga pag-aari at pananagutan.
Sa tuwing ang isang transaksyon ay naitala sa isang panahon ng accounting, ngunit ang kita ng cash ay hindi talaga natanggap hanggang sa isang kasunod na panahon ng accounting, tinawag ng mga accountant na naipon na kita. Katulad nito, ang naipon na gastos ay nauugnay sa mga gastos na naganap sa isang panahon ngunit binabayaran sa isa pa. Ang accrual na batayan ng accounting ay sapilitan para sa anumang mga negosyo na nagpapanatili ng isang imbentaryo. Para sa mga may sa ilalim ng $ 10 milyon sa mga benta, ang isang hybrid na pamamaraan ng accrual at cash accounting ay maaaring gamitin hangga't ang accrual na pamamaraan ay ginagamit para sa mga benta, pagbili at mga item sa imbentaryo.
Ang software ng Enterprise, tulad ng QuickBooks, ay naging napakapopular sa mga negosyo at indibidwal. Habang maraming gumagawa ng parehong mga ulat ng cash at accrual na batayan, ang default na setting ay halos palaging accrual.
Habang ang paraan ng accrual ay nagpapakita ng ins at labas ng kita ng negosyo nang mas tumpak, ginagawang mas mahirap itong malaman kung magkano ang cash sa kamay. Ang mga negosyong hindi maingat na subaybayan ang kanilang cash flow nang hiwalay mula sa kanilang accrual accounting ay maaaring harapin ang mga malubhang problema sa daloy ng cash. Ito ay lalong mahalaga para sa mga negosyong iyon na lubos na umaasa sa mga credit account at naantala ang mga pagbabayad mula sa kanilang mga customer.
