Ano ang isang Voucher?
Ang voucher ay isang dokumento na ginamit ng kagawaran ng pambayad sa mga account ng kumpanya upang tipunin at isampa ang lahat ng mga sumusuporta na dokumento na kinakailangan upang aprubahan ang pagbabayad ng isang pananagutan. Ang isang voucher ay mahalagang mga backup na dokumento para sa mga account na dapat bayaran. Ang mga account na babayaran ay ang mga panandaliang kuwenta na utang ng mga kumpanya sa mga vendor at supplier.
Mahalaga ang voucher dahil ito ay isang internal control mekanismo ng kontrol na nagsisiguro na ang bawat pagbabayad ay wastong awtorisado at na ang mga kalakal o serbisyo na binili ay talagang natanggap.
Mga Key Takeaways
- Ang isang voucher ay isang dokumento na ginamit ng kagawaran ng pambayad ng account ng kumpanya na naglalaman ng mga sumusuportang dokumento para sa isang invoice.Ang voucher ay mahalagang mga backup na dokumento para sa mga account na dapat bayaran, na mga perang papel na inutang ng mga kumpanya sa mga nagtitinda at mga supplier.Documents sa isang voucher ay maaaring isama ang supplier's invoice, halaga ng utang, petsa ng takdang oras, pangkalahatang ledger account, at mga resibo sa pagpapadala.Ang lahat ng mga halaga ng mga natitirang voucher na may utang ay naitala, at ang isang bukol na kabuuan ay naitala bilang mga account na babayaran sa sheet sheet.
Paano Gumagana ang Mga Voucher
Ang mga kumpanya ay may iba't ibang mga panandaliang obligasyon sa pananalapi sa mga supplier at vendor sa buong panahon ng accounting. Maaaring bumili ang isang kumpanya ng imbentaryo o hilaw na materyales mula sa mga supplier na ginagamit sa paggawa ng mga kalakal ng kumpanya. Ang mga supplier ay mahalagang nagbibigay ng isang extension ng kredito sa kumpanya na nagpapahintulot para sa pagbabayad na gagawin sa malapit na hinaharap tulad ng 30, 60, o 90 araw.
Ang isang voucher ay isang form na kasama ang lahat ng mga sumusuporta na dokumento na nagpapakita ng utang na utang at anumang pagbabayad na ibinayad sa isang tagapagtustos o nagbebenta para sa isang natitirang bayad. Ang voucher at ang mga kinakailangang dokumento ay naitala sa rehistro ng voucher. Ang ilan sa mga sumusuportang dokumento sa isang voucher ay maaaring magsama:
- Invoice mula sa supplierVendor o pangalan ng tagapagtustos na babayaranTerms para sa pagbabayad tulad ng halagang may utang, ang takdang panahon, at anumang mga diskwento na ibinigay ng supplier para sa pagbabayad ng invoice ng maaga Ang order ng pagbili ng kumpanyaPagpapakita na ang mga kalakal ay natanggap ng kumpanya mula sa supplierAng pangkalahatang ledger account na gagamitin para sa mga layunin ng accountingSignatures mula sa mga awtorisadong kinatawan sa kumpanya para sa pagbili at pagbabayadProof ng pagbabayad at petsa sa sandaling nabayaran ang invoice sa supplier
Ang kabuuang halaga ng lahat ng mga voucher na may natitirang balanse na naitala ay naitala bilang mga account na babayaran sa sheet sheet. Kapag nabayaran ang voucher, ang patunay ng pagbabayad ay kasama sa voucher at naitala bilang isang bayad na voucher.
Paano Nakakatulong ang Mga Voucher
Ang mga voucher ng kumpanya ay nagsisilbing isang pangunahing mapagkukunan ng katibayan kapag isinagawa ang isang pag-audit. Ang isang auditor ay nagsasagawa ng isang hanay ng mga pamamaraan upang matukoy kung ang mga pinansiyal na pahayag ay libre sa materyal na pagkakamali. Ang mga dokumento ng Voucher na natanggap ang mga kalakal na natanggap, na sumusuporta sa pagsasaalang-alang ng auditor na ang mga kalakal at serbisyo na nai-post sa mga pahayag sa pananalapi ay totoong umiiral. Pinapayagan din ng mga Voucher ang mga pagbabayad ng cash ng firm sa mga vendor at dokumento ang mga pangkalahatang account sa ledger na ginamit upang mai-post ang transaksyon.
Ang paggamit ng isang voucher system ay binabawasan din ang peligro ng mga empleyado na nangangalap upang magnakaw ng mga ari-arian ng kumpanya. Ang mga negosyo ay gumagamit ng paghihiwalay ng mga tungkulin upang maiwasan ang pagnanakaw ng empleyado, na nangangahulugang ang mga kritikal na gawain ay itinalaga sa iba't ibang mga tao sa loob ng samahan. Ang mga voucher ay nagsusumite na ang mga gawain ay ginagawa ng maraming tao at lumilikha ng isang daanan ng papel upang ang isang auditor ay makumpirma na ang mga tungkulin ay maayos na ihiwalay.
Halimbawa ng isang Voucher
Ang isang lokal na restawran ay nag-uutos ng karne at isda bawat ilang araw mula sa mga nagtitinda. Ang tagapamahala ng restawran ay nagpupuno ng isang order ng pagbili para sa 30 pounds ng karne, at inisyal ng may-ari ang order ng pagbili upang aprubahan ang kargamento. Kapag natanggap ang kargamento, ang mga nilalaman ng kargamento ay inihambing sa order ng pagbili upang matiyak na ang mga kargamento ay tumutugma sa iniutos. Kinumpleto ng restawran ang isang resibo sa pagpapadala upang idokumento ang proseso, at ang resibo ng pagpapadala ay inihambing sa invoice ng nagbebenta.
Ang voucher, na kung saan ay isang pahina ng takip na nagpapaliwanag ng nakalakip na mga dokumento, kasama ang order ng pagbili, resibo sa pagpapadala, at invoice. Ang halaga ng pagbili ay idinagdag at naitala sa mga account na dapat bayaran sa sheet ng balanse hanggang sa mabayaran. Sinusuri ng may-ari ang lahat ng impormasyon sa voucher bago pirmahan ang isang tseke.
Kasama rin sa voucher ang mga pangkalahatang ledger account na ginamit upang maitala ang transaksyon. Halimbawa, ang restawran, maaaring mag-credit (dagdagan) ang account sa imbentaryo ng karne at debit (bawasan) ang cash account upang maitala ang pagbabayad. Ang resibo ng pagbabayad at ang petsa ay naitala upang ipakita na ang voucher ay nabayaran. Ang mga account na babayaran ay sumasalamin sa mas mababang balanse dahil sa bayad ng invoice, sa pag-aakalang walang mga karagdagang pagbabayad na nabuo.
