Ano ang isang Virtual Data Room?
Ang isang virtual na silid ng data (VDR), na kilala rin bilang isang deal sa deal, ay isang ligtas na online na imbakan para sa pag-iimbak at pamamahagi ng dokumento. Ito ay karaniwang ginagamit sa panahon ng angkop na proseso ng sipag bago ang isang pagsasama o acquisition upang suriin, ibahagi, at ibunyag ang dokumentasyon ng kumpanya.
Pag-unawa sa Virtual Data Room
Ang mga virtual room room ay lalong nagpalitan ng mga pisikal na silid ng data na tradisyonal na ginagamit upang ibunyag at magbahagi ng mga dokumento. Sa globalisasyon ng negosyo at nadagdagan na pagsisiyasat upang mabawasan ang mga gastos, ang mga virtual data room ay isang kaakit-akit na kahalili sa mga silid ng pisikal na data. Ang mga virtual room room ay malawak na maa-access, magagamit kaagad, at mas ligtas. Habang lumalaki ang mga alalahanin sa seguridad at ang mga insidente na may pagtaas ng mga paglabag, ang mga tagapagbigay ng VDR ay bubuo ng mas sopistikado at maaasahang mga database. Paunang mga pampublikong alay (IPO), operasyon ng pag-awdit, at pakikipagtulungan o iba pang mga negosyo na dapat na magkasama na magtrabaho at magbahagi ng impormasyon ay gagamit ng virtual data room.
Gumagamit ng Virtual Data Room
Ang mga pamamaraan ng Mergers at acquisition (M&A) ay ang pinaka-karaniwang paggamit ng VDR. Ang mga repositori na ito ay nagbibigay ng isang lugar para sa nararapat na sipag na kinakailangan sa pagwawakas ng deal. Ang mga transaksyon sa negosyo na ito ay nagsasangkot ng malaking halaga ng mga dokumento, na marami sa mga ito ay kumpidensyal at naglalaman ng sensitibong impormasyon. Ang paggamit ng isang VDR ay isang ligtas at maaasahang paraan para sa lahat ng mga interesadong partido upang suriin at makipagpalitan ng mga dokumento habang nakikipag-ugnayan sila sa mga negosasyon.
Ang mga negosyo ay madalas na nakikipagtulungan sa isa't isa upang makagawa at gumawa ng mga produkto sa panahon ng pagtatayo ng isang gusali at mag-alok ng mga serbisyo. Ang pagbubuo at pagpapanatili ng mga kaugnayang negosyo na ito ay nangangailangan ng mga kontrata at ang madalas na paghahatid ng data. Nagbibigay ang mga virtual room room para sa pag-iimbak ng mga kontrata na ito at gumawa ng mga magagamit na mga dokumento na kinakailangan para sa pagpapatuloy ng mga pakikipagsosyo sa negosyo. Bilang halimbawa, ang mga pagbabago na ginawa sa mga blueprints ng isang istraktura ng isang engineer ay magagamit agad sa lahat ng mga kontratista na kasangkot sa proyekto.
Ang mga pagsasanay, pagsunod, at account ng kumpanya sa pag-awdit sa kumpanya ay isang karaniwang kasanayan sa lahat ng negosyo. Ang prosesong ito ay madalas na isang problema dahil ang mga manggagawa ay dapat makipag-ugnay sa mga panlabas na regulator at adjuster. Gayundin, ngayon maraming mga kumpanya ang may mga tanggapan sa mga liblib na lokasyon at sa buong mundo sa iba't ibang mga time zone. Ang paggamit ng isang virtual room room ay nagbibigay-daan sa mga abogado, accountant, panloob at panlabas na regulators, at iba pang mga interesadong partido na magkaroon ng isang sentralisadong punto ng pag-access. Ang pagbibigay ng isang sentral na sistema ay binabawasan ang mga error at oras. Gayundin, nagbibigay ito para sa transparency ng komunikasyon. Depende sa uri ng pag-audit, nag-iiba ang antas ng pag-access at awtoridad.
Ang pag-aalok ng isang paunang pag-aalok ng publiko (IPO) ay isang nakasisindak na gawain na nangangailangan ng isang hindi kanais-nais na halaga ng gawaing papel. Tulad ng mga pag-audit, mahalaga ang transparency. Ang mga kumpanya ay dapat lumikha, palitan, mapanatili, at pamahalaan ang malaking dami ng mga dokumento. Dahil sa likas na katangian ng transaksyon, ang karamihan sa mga gumagamit ay may paghihigpit na pag-access, tulad ng "view lamang." Ang kakayahang kopyahin, pasulong, o i-print ay maaaring ipinagbabawal.
Alternatibong sa isang VDR
Bagaman ang mga virtual data room ay nag-aalok ng maraming mga pakinabang, hindi sila angkop para sa bawat industriya. Halimbawa, ang ilang mga pamahalaan ay maaaring pumili upang magpatuloy sa paggamit ng mga pisikal na data room para sa lubos na kumpidensyal na palitan ng impormasyon. Ang pinsala mula sa mga potensyal na pag-atake sa cyber at mga paglabag sa data ay lumampas sa mga benepisyo na inaalok ng virtual data room. Ang mga resulta ng naturang mga kaganapan ay maaaring cataclysmic kung nagbabanta sa mga partido na-access ang inuri na impormasyon. Sa mga pagkakataong iyon, ang paggamit ng isang VDR ay hindi magiging pagsasaalang-alang.
